Document:Projectleiding handleiding

From WOSI
Jump to navigation Jump to search
Projecthandleiding - Projectleiding[1]
Datum zondag 24 juni 2007
Fase Fase 3
Versie 1.0
Status Definitief
Auteurs Jasper Stroomer
Sieger Mertens
Camille Versteeg
Goedgekeurd door Jasper Stroomer
Aangepast door


De handleidingen voor project WOSI zijn opgedeeld in een aantal specifieke handleidingen.

Handleiding – Algemeen

In deze handleiding staat alle algemene informatie met betrekking tot project W.O.S.I., zoals een omschrijving van het project, de doelstellingen, de strategie, de projectorganisatie en een korte omschrijving van de deelprojecten en werkzaamheden.

Handleiding – Projectleiding

Deze handleiding is specifiek gericht op de projectleiding. Hierin is informatie te vinden over de veelvoorkomende procedures binnen project W.O.S.I. zoals het aanvragen van faciliteiten en het organiseren van activiteiten. De verschillende taken van de projectleiding worden in deze handleiding nader toegelicht.

Handleiding – Overdrachtsdocumentatie

Ieder deelproject binnen W.O.S.I. heeft zijn eigen handleiding in de vorm van een overdrachtsdocument, waarin te lezen is wat het deelproject inhoudt, welke werkzaamheden er tot het moment van schrijven aan het project zijn verricht, wat de huidige stand van zaken is en wat er in de komende periode aan het project gedaan zal worden. Deze handleiding is specifiek bedoeld voor de deelnemers van dat deelproject.

Contents

Rollen en taken van de projectleiding

De leden van de projectleiding hebben de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van een flink aantal taken. Op het moment van schrijven zijn deze taken binnen de projectleiding onderverdeeld onder een aantal rollen. Hieronder worden deze rollen met bijbehorende taken kort omschreven.


Daarnaast zijn er ook taken die niet bij een specifieke rol horen maar onder de verantwoordelijkheid vallen van de projectleiding in het algemeen. Ook hoeft niet voor iedere rol een apart persoon aangesteld te worden, maar kan één persoon meerdere rollen op zich nemen. Het is niet aan te raden om rollen over meerdere personen te verdelen omdat daardoor communicatie overhead gecreëerd wordt.

Gemeenschappelijke verantwoordelijkheden

Plannen van activiteiten

De projectleiding is verantwoordelijk voor het inplannen en organiseren van alle activiteiten binnen W.O.S.I. waaronder colleges, workshops en excursies. Een globale opzet hiervoor kan worden gevonden in het hoofdstuk “initiele faseplanning”, maar deze planning moet door de projectleiding nog worden gekoppeld aan data en waar nodig worden aangepast of aangevuld. Het plannen van activiteiten gaat in overleg met het projectmanagement.

Aanwezigheid bij activiteiten

Nadat een bijeenkomst / activiteit gepland en georganiseerd is, is het van belang dat tenminste één vertegenwoordiger van de projectleiding ruim voor aanvang van de activiteit aanwezig is om eventuele problemen op te vangen en eventuele gasten welkom te heten en in te lichten over de gewenste gang van zaken.

Opstellen van externe projecten

Onder de doelstellingen van W.O.S.I. valt ook het betrekken van zoveel mogelijk disciplines binnen het project, uiteraard alleen als deze discipline een nuttige bijdrage kan leveren. De projectleiding is verantwoordelijk voor het zoeken naar nieuwe externe projecten en het opstellen van projectopdrachten voor deze projecten.

Begeleiden van externe projecten

Na het koppelen van een extern project aan W.O.S.I. heeft de projectleiding de verantwoordelijkheid om deze projecten zo goed mogelijk te begeleiden en de deelnemers van deze projecten te voorzien van alle gewenste informatie.

Doen van projectaanvragen

Voor iedere deelnemer aan W.O.S.I. moet een projectaanvraag gedaan worden bij de afstudeercommissie, tenminste, als de projectleiding van plan is deze deelnemer te belonen met studiepunten. Voor de meest gebruikte projectaanvragen is een voorbeeld beschikbaar. Zie voor meer informatie het hoofdstuk “Aanvragen”

Bewaken van de geheimhoudingsplicht

Voor alle informatie binnen W.O.S.I. geldt een geheimhoudingsplicht. De projectleiding is verantwoordelijk voor het naleven van deze plicht. Dit houdt in dat zij elke persoon die in aanraking komt met gegevens van W.O.S.I. een geheimhoudingsverklaring laat ondertekenen.

Een voorbeeld hiervan is dev.wosi.org/mediawiki/images/1/13/Non_Disclosure_Agreement.pdf

Bewaken van de standaarden

Binnen W.O.S.I. wordt gebruik gemaakt van een aantal standaarden zoals een documentatiestandaard (sjablonen), een coding standaard en een publicatierichtlijn. De projectleiding is in samenwerking met de teamleiders verantwoordelijk voor het nastreven van deze standaards door alle deelnemers.

Gebruik van projectmanagement methodieken

Sinds fase 3 is er binnen W.O.S.I. gekozen om projectmanagement methodieken te gebruiken om het project beter beheersbaar te maken. Prince2 wordt beperkt gebruikt voor het sturen van het project, en DSDM voor het sturen van workshops. Zie voor meer informatie het hoofdstuk “Projectorganisatie”

Bijhouden kennisbank

De projectleiding is verantwoordelijk voor het bijhouden van alle delen van de kennisbank die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van een andere deelnemer.

Manager personeelsbeleid

Werving nieuwe deelnemers

Om de continuïteit van W.O.S.I. te garanderen is de projectleiding verantwoordelijk voor het werven van nieuwe mensen en opvolgers. Zo dienen zij vóór het aflopen van een fase van het project al vervangers voor alle functies te hebben gevonden (projectleiders, teamleiders, systeembeheerder). Zie voor meer informatie hierover het hoofdstuk “Werving”

Bewaken van de urenverantwoording

Alle deelnemers aan het project zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen uren. Dit dienen ze vanaf het begin van het project zelf bij te houden op de urenregistratie. (Te vinden op dev.wosi.org) Het controleren van deze uren is voor de verantwoordelijkheid van de projectleiding.

Aan de hand van het aantal geregistreerde uren door een deelnemer wordt aan het eind van de fase een aantal ECTS aan deze deelnemer toegekend. Zie hiervoor het hoofdstuk “Evaluatie en beoordeling”.

Bewaken van de samenwerking

Om zorg te dragen voor een goede inzet, motivatie en samenwerking binnen W.O.S.I. is het personeelsbeleid van groot belang. Dit wordt onder andere gedaan door alle actieve deelnemers een samenwerkingsovereenkomst te laten ondertekenen. Van deze overeenkomst is een voorbeeld beschikbaar. Deze overeenkomst heeft voornamelijk als doel om een stok achter de deur te hebben in geval van problemen met de inzet van een bepaalde deelnemer.

Bijhouden kennisbank

De manager personeelsbeleid is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van de contactgegevens van de deelnemers aan project W.O.S.I. zodat deelnemers elkaar kunnen bereiken indien dit nodig is. Dit gaat door het publiceren van de gegevens op een beschermd deel van de kennisbank.

Projectleider / teamleider

Dagelijkse sturing team

De teamleider is verantwoordelijk voor het sturen van zijn team en het inplannen van deadlines en werkzaamheden, maar ook het controleren van deze werkzaamheden, producten en of deadlines wel behaald worden. De teamleider rapporteert hierover aan de projectleiding door middel van een voortgangsrapportage.

Kennismanagement

De teamleider is binnen zijn team verantwoordelijk voor het managen van de aanwezige kennis. Dit houdt in dat er net als bij de projectleiding een secretaris moet worden aangesteld die de notulen en takenlijsten voor zijn rekening neemt. Zie voor meer informatie over de taken van de secretaris de paragraaf hierover in dit hoofdstuk.

Bijhouden persoonlijk dossier

De teamleider houdt van ieder van zijn teamleden een persoonlijk dossier bij waarin vooral zaken met betrekking tot inzet, motivatie en kwaliteit van werk zijn opgenomen. Hiervoor is een sjabloon beschikbaar.

Bijhouden kennisbank

De projectleider / teamleider is verantwoordelijk voor het bijhouden van de kennisbank voor de deelprojecten waarvan hij/zij de leiding heeft.

Algemeen contactpersoon

Contact met de klant

De contactpersoon is in eerste instantie verantwoordelijk voor al het contact tussen de projectdeelnemers en de klant. Contact met de klant wordt gedaan in overleg en samenspraak met Jo Lahaye.

Contact met externen

De contactpersoon is verantwoordelijk voor al het contact met personen buiten het project, en fungeert als centraal aanspreekpunt voor mensen van buitenaf. Hieronder vallen onder andere mensen vanuit het IvI en de HvA, maar ook sprekers van colleges.

Interne algemene communicatie

Voor mededelingen die van belang zijn voor alle W.O.S.I. deelnemers, of een grote groep daarvan, is de contactpersoon verantwoordelijk voor de interne verspreiding van deze mededelingen. Dit soort mededelingen zijn aankondigingen van activiteiten, evaluaties, enquettes e.d. Voor mededelingen die gelden voor een specifiek team kan dit worden gedaan door de teamleider.

Bijhouden van de kennisbank

De contactpersoon is verantwoordelijk voor het bijhouden van de mededelingen en activiteiten op de kennisbank.

Kennismanager

Bijhouden kennisbank

De kennismanager is eindverantwoordelijk voor de volledige inhoud van de kennisbank. Een groot aantal delen van de kennisbank worden bijgehouden door mensen met een andere rol, maar er blijven een aantal delen over die door de kennismanager bijgehouden moeten worden. Daarnaast dient de kennismanager toe te zien op het correcte gebruik van de kennisbank met betrekking tot uploaden van bestanden en naleven van structuur.

Documentbeheer

De kennismanager is verantwoordelijk voor het documentbeheer binnen W.O.S.I.. Hij/zij beschikt over een totaaloverzicht van alle producten en documenten, en heeft van ieder product of document ook een kopie in zijn bezit (archief). Daarbij hoort ook het controleren op juiste naamgeving, versiebeleid, en kwaliteitscontrolebeleid.

Kennisdeling

Vooral in de opstartfase van iedere projectfase is er vanuit de deelnemers een grote behoefte aan kennis om het project zo snel mogelijk op te kunnen starten. De kennismanager is verantwoordelijk voor het aanreiken van de gevraagde kennis en het signaleren van behoefte aan kennis.

Facilitator

Organisatie activiteiten

De facilitator is verantwoordelijk voor het organiseren van activiteiten die door de projectleiding zijn ingepland en het tijdig regelen van de benodigde faciliteiten zoals een ruimte, AV middelen en catering. Zie het hoofdstuk “Aanvragen” voor meer informatie.

Hulpmiddelen en faciliteiten

De facilitator is verantwoordelijk voor het bijhouden van de expendibles als geeltjes, flappen, stiften enzovoort. Daarnaast is de facilitator verantwoordelijk voor het beleid omtrend alle faciliteiten die W.O.S.I. tot zijn beschikking heeft zoals de projectruimte, de postvakjes, de sleutels, de computers, de printpas enzovoort. Een overzicht van alle faciliteiten is te vinden op de wiki.

Notulist / secretaris

Opstellen agenda

Het is de taak van de notulist / secretaris om voor aanvang van iedere vergadering, bijeenkomst of activiteit een agenda op te stellen en door de contactpersoon te laten verspreiden onder de deelnemers van de activiteit. Voor de agenda is een sjabloon beschikbaar.

Notuleren

De notulist / secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van de notulen van de vergadering. Deze notulen dienen op een dusdanige manier te worden opgesteld dat deze bruikbaar zijn voor de projectleiding van een volgende fase. De notulen kunnen worden toegevoegd in het sjabloon van de agenda.

Taakoverzicht

De notulist / secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van een overzicht van alle taken die binnen de projectleiding worden uitgevoerd, met daarbij de naam van de uitvoerende persoon en de status van de taak. Ook het bijhouden van taken die nog niet aan iemand toebedeeld zijn en waarover nog vergaderd moet worden hoort hierbij.

Systeembeheer

Vanwege de omvang en complexiteit van deze taken is er sinds fase 3 voor gekozen om deze functie aan een student uit de richting SNE te geven. Hiervoor wordt iedere fase een nieuwe student gezocht, tenzij de huidige student nog een fase door wil gaan. De projectleiding is verantwoordelijk voor het zoeken van deze student.

Operationeel (applicatie) beheer IT

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het gehele operationele beheer van alle IT voorzieningen binnen W.O.S.I., waaronder de verschillende servers en de workstations. Hieronder vallen alle softwarepakketten, instellingen en data.

Backupbeleid

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het back-up beleid binnen W.O.S.I.. Hij/zij dient zorgt te dragen voor een adequate back-up procedure en in geval van dataverlies zorgen voor terugplaatsing van de verloren data.

Beveiliging

Ook het beveiligingsbeleid van alle systemen en data valt onder de verantwoordelijkheid van de systeembeheerder. Daarbij hoort ook het accountbeheer. Om problemen te voorkomen dienen alle accountgegevens naast de systeembeheerder ook bij de kennismanager bekend te zijn.

Kwaliteitsmedewerker

Sinds fase 3 is ervoor gekozen de taak van kwaliteitsmedewerker uit te besteden aan een externe persoon om zo een hogere kwaliteit te kunnen garanderen door minder eigen belang van de projectleiding. Jacob Brunekreef is aangesteld als kwaliteitsmedewerker.

Controleren op gebruik van standaards

De kwaliteitsmedewerker is verantwoordelijk voor het controleren op het gebruik van alle binnen W.O.S.I. afgesproken afspraken en standaards met betrekking tot de opbouw en presentatie van een document of produkt. Zie hiervoor de documentatiestandaard op de wiki.

Projectorganisatie

Zie voor meer informatie over de hiërarchie en communicatielijnen het hoofdstuk over de projectorganisatie in de algemene projecthandleiding van W.O.S.I.

Gebruik van Prince2

Om het project goed te kunnen sturen wordt er binnen W.O.S.I. gebruik gemaakt van een aantal onderdelen van Prince2. Behalve ondergenoemde onderdelen die vaststaan kan de projectleiding op plaatsen waar dit nodig blijkt te zijn extra onderdelen gebruiken.

Project initiatie documenten

Ieder deelproject binnen W.O.S.I. heeft zijn eigen P.I.D. waarin staat beschreven wat het project is, wat de planning is, en welke producten dat deelproject zal opleveren. Dit P.I.D. is van belang om mijlpalen te kunnen stellen voor een deelproject zodat de deelnemers aan dat project een vastgesteld doel hebben om naartoe te werken. W.O.S.I. in zijn algemeen heeft geen P.I.D. vanwege de continu wijzigende samenstelling van het project en de deelprojecten.

Voortgangsrapportages

Iedere teamleider dient regelmatig de projectleiding op de hoogte te stellen van de vorderingen binnen zijn team. Dit gaat door het opstellen van een voortgangsrapportage. De rapportageperiode is nader te bepalen door de projectleiding, maar een periode van 2 weken is aan te raden.


De projectleiding gebruikt een voortgangsrapportage om over een nader vast te stellen periode te rapporteren aan het projectmanagement / de stuurgroep.

Gebruik van DSDM

Tot nu toe is er binnen W.O.S.I. nog geen gebruik gemaakt van DSDM (Dynamic System Development Method) in stricte vorm, maar er zijn af en toe geluiden te horen geweest om dit te gaan doen in bijvoorbeeld workshops met de woningcorporaties om zo de structuur van deze workshops te verbeteren.

Initiële faseplanning en activiteiten

Hier volgt een initiële planning voor elke fase van het W.O.S.I. project. De planning houdt geen rekening met vakanties en is gepland per school week. De projectleiding dient nog een aantal zaken te regelen voordat een activiteit succesvol verloopt.


Vormgeven van de inhoud

De projectleiding dient in eventueel overleg met het projectmanagement, de deelnemers en de spreker/presentator te komen tot een goede indeling en inhoud van de activiteit.


Zoeken spreker/presentator

Er moet een geschikte spreker en/of presentator voor de activiteit worden gezocht. Bij de onderstaande activiteiten is vermeld wie dit in fase 3 was.


Activiteit inplannen

De activiteit moet worden ingepland op een bepaalde datum en tijd. Daarnaast moeten er voor de activiteit faciliteiten geregeld worden (zie het hoofdstuk “Aanvragen” en het hoofdstuk “Rollen en taken van de projectleiding”).


Inlichten deelnemers en gasten

De deelnemers en gasten voor de activiteit moeten tijdig worden ingelicht door de contactpersoon.


Week Activiteit Onder leiding van
1 Kick–off project W.O.S.I. Projectleiding
2 Bijeenkomst: teamindeling

College: Open Source

Projectleiding

Jo Lahaye

3 College: Software Kwaliteit

College: Architecturen

Jacob Brunekreef

Capgemini

4 Presentatie: PID W.O.S.I. leden en Jo Lahaye
5 College: Spring / Hybernate Finalist IT Group
6 College: Spring / Hybernate Finalist IT Group
7 Workshop: Databases IBM
9 Tussentijdse evaluatie Projectleiding
10
11
12 Bezoek: WoningCorporaties W.O.S.I. leden, projectleiding en Jo Lahaye
13
14
15
16
17
18
19
20
21 Kick-out Alle W.O.S.I. betrokkenen

Bijeenkomst: Kick-off

De kick-off vindt plaats om de nieuwe W.O.S.I. deelnemers en alle belangstellenden een inleidend verhaal te geven over wat W.O.S.I. is en hoe de stand van zaken momenteel is. Bij de kick-off zullen enkele studenten uit het vorige semester aanwezig zijn, even als de projectleiding en alle belangstellenden die mogelijk een functie binnen W.O.S.I. willen gaan vervullen. Teamindeling vindt hier nog niet plaats.

Bijeenkomst: Teamindeling en overdracht

Na de algemene inleiding die tijdens de kick-off is gegeven moet er een definitieve deelnemerslijst worden opgesteld en moeten de teams worden ingedeeld en voorgelicht. Dit gebeurt tijdens deze bijeenkomst. Daarnaast moeten er samenwerkingscontracten en geheimhoudingsovereenkomsten worden ondertekend door alle deelnemers

College: Open-source

Dit college zorgt bij de deelnemers voor een goed beeld over open-source en waarom binnen W.O.S.I. is gekozen voor het gebruik van open-source technieken. Tevens zal het doel van W.O.S.I. uitgelegd worden met de bijbehorende randvoorwaarden, en hoe open-source hierbij aansluit. In fase 3 is dit college verzorgd door Jo Lahaye

College: Softwarekwaliteit

Omdat kwaliteit van code en documentatie een belangrijk aspect is binnen W.O.S.I. en de opleiding Informatica, geeft een deskundige hierover een college voor W.O.S.I. Tijdens dit college wordt er het een en ander behandeld omtrent software kwaliteit in de praktijk, de regels waaraan je moet voldoen en waar je op moet letten om de kwaliteit van software te garanderen. In fase 3 is dit college verzorgd door Jacob Brunekreef.

Bijeenkomst: Presentaties van de teams

Tijdens deze bijeenkomst zullen de projectteams van W.O.S.I. een presentatie verzorgen over hetgeen zij in het komende semester willen gaan doen. Aanwezigen bij deze presentatie zijn in ieder geval het management en alle teams. Aan het eind van de presentatie zal de stuurgroep goedkeuring moeten geven voor het starten van de deelprojecten.

College: Spring Hibernate

Om de deelnemers van W.O.S.I. meer kennis te geven over Spring en Hibernate zijn er hoorcolleges door een externe deskundige beschikbaar. Deze hoorcolleges geven de studenten een idee wat Spring en Hibernate is en hoe dit in de praktijk werkt. Na deze hoorcolleges is het aan te raden dat de deelnemers die met Spring en Hibernatete maken krijgen zich gaan verdiepen in de materie door het lezen van de vele beschikbare boeken. In fase 3 is dit college verzorgd door Erik van Oosten.

Workshops: Spring Hibernate

Uit het verleden is gebleken dat alleen een algemeen college over Spring en Hibernate onvoldoende is voor de deelnemers om goed met deze technieken overweg te kunnen. Daarom zijn er verschillende workshops ingepland. In deze workshop zal een deskundige in een interactief gesprek met de teams vragen en problemen in het gebruik van Spring en Hibernate behandelen. Tevens zal de deskundige de projectteams tijdens het semester begeleiden. In fase 3 zijn deze workshops verzorgd door Erik van Oosten.

Workshop: Database

Tijdens deze workshop zal een extern expert het een en ander vertellen over databases in de praktijk. Dit is een interactief gebeuren en het projectteam dat zich richt op de databases bij project W.O.S.I. zal zich ook moeten voorbereiden met vragen. In fase 3 is deze workshop verzorgd door Damiaan Zwietering.

College: Architectuur

Naast het college over ICT architecturen dat zich vooral richt op de theoretische aspecten van architecturen is er een ander college dat zich vooral richt op de technische aspecten waarbij voldoende gebruik gemaakt wordt van praktijkvoorbeelden en demonstratiecode. Dit college helpt de deelnemers een beter inzicht te krijgen in het toepassen van architectuur in hun dagelijkse werkzaamheden binnen W.O.S.I. In fase 3 is dit college verzorgd door Sander Hoogendoorn.

Workshops: Met de klant

Tijdens deze workshop hebben de studenten de kans om vragen te stellen aan de klant met betrekking tot project W.O.S.I. Mocht er eerder of later in het semester behoefte zijn om vragen te stellen aan de klant dan kan dit natuurlijk altijd geregeld worden door de projectleiding in samenspraak met Jo Lahaye. In fase 3 zijn deze workshops verzorgd door Jo Lahaye.

Excursie: Woningcorporaties

Waarin de studenten de gelegenheid krijgen om woningcorporaties te bezoeken, om zo meer te weten te komen over een woningcorporatie en tevens de mogelijkheid te geven om hun vragen te stellen. In de eerste fase, de initiatie fase, is het belangrijk dat de studenten zoveel mogelijk informatie krijgen wat een woningcorporatie is en wat het doet.


Tijdens de andere fasen is het belangrijk om de woningcorporaties te betrekken bij de ontwikkeling van de applicatie. Het is daarom van belang om halverwege het project een bezoek te brengen aan de verschillende woningcorporaties om de voortgang te presenteren en vragen te stellen aan de woningcorporaties.

Bijeenkomst: Kick-out

Tijdens de kick-out wordt er door de teams verteld wat zij gedaan hebben de afgelopen 20 weken. Hierbij zullen alle betrokkenen bij W.O.S.I. aanwezig zijn. Om W.O.S.I. te promoten kunnen er meer mensen uitgenodigd worden hiervoor.


Evaluatie en beoordeling

Beoordeling

Aan het einde van het semester dienen de studenten beoordeeld te worden op hun geleverde werk, leerdoelen en proces. De beoordeling moet volgens de reglementen gaan van de Hogeschool van Amsterdam. Dit houdt in dat er een onderwijskundige aanwezig moet zijn bij de beoordeling. In fase 3 was dit Carla Bombeld. De onderwijskundige zal zorg dragen voor een goed verloop van de beoordeling en het uitdelen van cijfers.


De verschillende disciplines die binnen W.O.S.I. aan het werk zijn worden over het algemeen ook op verschillende manieren beoordeeld. Gestreefd wordt naar het zoeken van 3 cijfers: product, techno en proces.

Beoordeling ontwikkelaars

Voor de beoordeling van ontwikkelaars is gekozen voor de manier die binnen alle projecten van de Hogeschool van Amsterdam gelden, namelijk een procescijfer, techno cijfer en een productcijfer.


Procesbeoordeling

Voor de procesbeoordeling dient er een reflectieverslag gemaakt te worden. Dit reflectie verslag zal de volgende punten behandelen:

  • Eigen functioneren
  • Functioneren andere teamleden en teamleider
  • Functioneren als team

Een template van het reflectieverslag is te vinden op de Wiki.

Aan de hand van het reflectieverslag zal er een procesbeoordeling gesprek plaats vinden. Dit gesprek zal geleid worden door de onderwijskundige en de onderwijskundige zal cijfers toekennen aan de teamleden.


Technische (techno) & product beoordeling

De ontwikkelaars krijgen ook een technische beoordeling. Deze beoordeling zal tevens geleid worden door de onderwijskundige. De technische beoordeling zal bestaan uit een presentatie van de teams naar de onderwijskundige en Jo Lahaye toe, waarbij de onderwijskundige meer op het technische vlak kijkt voor het techno cijfer en Jo Lahaye naar het functionele kijkt en hier een product cijfer aan toekent.


De teams zullen in hun presentaties de volgende vragen dienen te beantwoorden:

  • Wat is de vraag aan het begin van het project?
  • Wat is er afgesproken om te gaan doen?
  • Is dit gerealiseerd?
  • Hoe is het gerealiseerd? Welke technieken etc.

Teamleider / projectleider

De teamleiders krijgen vanuit de procesbeoordeling met hun team al een procescijfer. Het product en technocijfer geldt niet voor hun. Ze krijgen verder nog een cijfer van de klant, het projectmanagement, en van zijn collega teamleiders door een reflectieverslag.

Overige functies

Voor alle overige functies waarbij bovenstaande beoordelingsregels niet kunnen worden toegepast moet in overleg met de onderwijskundige van het IvI (Carla Bombeld) gezocht worden naar een correcte wijze van beoordeling.

ECTS

Iedere deelnemer krijgt naast een cijfer ook een aantal ECTS voor de deelname aan WOSI. Deze ECTS worden berekend aan de hand van het aantal uren dat de deelnemer heeft geregistreerd. Voor iedere 28 geregistreerde uren krijgt de deelnemer 1 ECTS. De richtlijn is om iedere deelnemer voor 12 ECTS werk te laten verzetten in 1 fase.

Evaluatie

Om een goed beeld te krijgen van wat er leeft bij de studenten binnen W.O.S.I. is het aan te raden om ongeveer halverwege de fase van het project en na afloop van het project een evaluatie te houden gericht op de faciliteiten en organisatie. Nadat de deelnemers het evaluatieformulier hebben ingevuld kan dit worden besproken in een soort intervisiegesprek waarbij telken kleine groepen studenten aanwezig zijn, Daarnaast dienen de resultaten van de gesprekken en de ingevulde formulieren te worden geanalyseerd. Voor het houden van een evaluatie is op de server van W.O.S.I. een tool aanwezig.

Reflectie & feedback

Het is de taak van de teamleider om zijn team gemotiveerd te houden. Het is aan te raden daarvoor regelmatig feedbacksessies te houden waarin het proces binnen het team wordt besproken.

Aanvragen

Voor de verschillende faciliteiten en activiteiten moeten er regelmatig aanvragen bij de HvA diensten gedaan worden. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende aanvragen met daarbij de procedure die gevolgd moet worden.

Aanvragen sleutels voor de projectruimte

Voor het verkrijgen van sleutels voor de projectruimte, C02.05, dient er een aanvraag gedaan te worden bij de HvA klantenservice op de 1ste verdieping. Uit ervaring blijkt dat dit enige weken, tussen de twee tot vier weken, kan duren voordat de sleutels klaar liggen om op gehaald te worden. Om de sleutels aan te vragen voor iedere deelnemer van W.O.S.I. kan er in overleg met de klantenservice één formulier ingevuld worden met als bijlage alle namen en studentennummers. Dit formulier is af te halen bij de klantenservice of te downloaden van de website van de klantenservice.


Na aanvraag van de sleutels kunnen deze na ongeveer twee tot vier weken opgehaald worden bij sleutelbeheer, welke te vinden is naast de balie bij de ingang van de Leeuwenburg. Voor de sleutels geld een borg van twintig euro per persoon. Alleen deelnemers aan de huidige fase van W.O.S.I. mogen in bezit zijn van een sleutel, daarom moet aan het eind van iedere fase de sleutel weer worden ingeleverd bij sleutelbeheer. Het benodigde formulier is af te halen bij de klantenservice of te downloaden van de wiki en moet worden ondertekend door de projectmanager

Aanvragen ruimte voor activiteit

Voor college’s en workshops kunnen lokalen gereserveerd worden. Het reserveren van lokalen kan doormiddel van een formulier in te vullen. Dit formulier is af te halen bij de klantenservice of te downloaden van de website van de klantenservice en moet worden ondertekend door de projectmanager.


Inleveren van dit formulier kan tot op de dag van gebruik, maar dit is sterk af te raden. Door een gebrek aan voldoende ruimte binnen de Leeuwenburg is het aan te raden om benodigde ruimten minimaal een week van tevoren te reserveren. Daarnaast is het aan te raden gebruik te maken van een lokaalreserveringsformulier inclusief AV aanvraag. Reserveren via het iVI LRS wordt afgeraden omdat dit systeem losstaat van het HvA brede systeem en zo voor overlapping kan zorgen.

Aanvragen catering bij activiteit

Er is een mogelijkheid om catering te bestellen voor bij activiteiten. De aanvragen dienen ruim een dag van te voren ingeleverd te worden bij de klantenservice. Het benodigde formulier is af te halen bij de klantenservice of te downloaden van de website van de klantenservice en moet worden ondertekend door de projectmanager


Gebruik van catering gaat met een soort van fair-use-policy. Uiteraard heeft W.O.S.I. voldoende budget tot zijn beschikking, maar dit houdt niet in dat dit gehele budget mag worden besteed aan catering. Doorgaans wordt catering alleen gebruikt bij activiteiten waarbij alle deelnemers aanwezig zijn en bij activiteiten met externe personen.

Aanvragen wijziging in ICT middelen

Voor het aanvragen van een wijziging in de ICT middelen op hardwaregebied moet een voorstel worden ingediend bij Arnim Eijkhoudt, de IIC’er van het IvI. Hij zal de aanvragen in behandeling nemen en zorg dragen voor de wijziging. Goedkeuring van de stuurgroep is hiervoor niet noodzakelijk.


Voor het aanbrengen van wijzigingen op softwaregebied moet opdracht worden gegeven aan de systeembeheerder van W.O.S.I.. Al het operationele beheer valt onder zijn/haar verantwoordelijkheid. Ook hiervoor is geen goedkeuring van de stuurgroep nodig. De projectleiding is verantwoordelijk voor het zoeken en aanstellen van een systeembeheerder.

Aanvragen wijzigingen in de projectruimte

Voor het aanvragen van wijzigingen in de projectruimte met uitzondering van de ICT middelen moet een voorstel worden ingediend bij het bedrijfsbureau van het IvI. Hiervoor is goedkeuring van de projectmanager noodzakelijk. Voorstellen kunnen worden gestuurd naar Sita Buitenhuis.

Aanvragen van goederen

Goederen als geeltjes, stiften, papier, wissers enzovoort kunnen in kleine hoeveelheden direct bij het bedrijfsbureau van het IvI worden afgehaald. Als het gaat om grote hoeveelheden moet een aanvraag worden ingediend bij het bedrijfsbureau met goedkeuring van de projectmanager.

Aanvragen boeken

Binnen W.O.S.I. zijn er boeken aanwezig die de project teams kunnen helpen om kennis op te doen met betrekking tot de verschillende technieken binnen W.O.S.I. Mocht er vraag zijn naar andere boeken dan kan dit in overleg met Jo Lahaye aangeschaft worden.

Aanvragen externe workshops

Binnen de project teams kan er de vraag ontstaan naar meer kennis over een bepaald onderwerp. Door dat W.O.S.I. voldoende budget heeft is er de mogelijkheid om een externe deskundige in te huren. Het inhuren van een deskundige kan in overleg met Jo Lahaye.

Aanvragen project

Voor ieder nieuwe deelproject en voor iedere deelnemer binnen W.O.S.I. moet een projectaanvraag gedaan worden bij de examencomissie van het IvI. Deze aanvraag moet worden gedaan door het invullen van een IVK-projectaanvraag formulier dat van de IvI website te downloaden is. Op de wiki zijn verschillende voorbeelden te vinden van dit formulier. Als een grote groep deelnemers dezelfde functie gaat vervullen kan worden volstaan met het invullen van één formulier en daarbij een bijlage met alle studenten met hun leerlingnummer. Voor projecten die vallen onder een specifiek van of minor moet over de aanvraag worden overlegd met de hoofddocent van dat vak of minor.

Werving

De projectleiding is verantwoordelijk voor de continuïteit van W.O.S.I.. Dit houdt in dat zijn tijdig, voordat zij hun fase binnen W.O.S.I. afronden, op zoek gaan naar vervangers en nieuwe deelnemers voor alle belangrijke functies. Dit zijn de functies “projectleider” en “systeembeheerder” met alle daarbij behorende rollen en taken.

Zoeken van kandidaten

Het zoeken van geschikte kandidaten gaat volgens een bepaalde strategie. Allereerst wordt er intern bij de huidige deelnemers aan het project gevraagd of zij belangstellinge hebben om in de volgende fase een functie te vervullen. Het is hierbij wel van belang dat de deelnemer dan een andere functie vervult als dat hij al gedaan heeft. Zo kan een Ontwikkelaar een projectleider / teamleider worden. Een projectleider kan echter nog wel een fase langer projectleider blijven, maar dan wel met een geheel ander takenpakket.


Dit is ingesteld om de deelnemer aan verschillende competenties en leerdoelen te laten werken. Het voordeel van eerst intern werven is dat mensen die al een fase W.O.S.I. hebben meegelopen een veel kortere inwerktijd hebben en al op de hoogte zijn van werkwijze binnen W.O.S.I..


Als er intern niemand interesse heeft wordt aan relevante docenten voor een bepaalde functie gevraagd of zij studenten kennen die de functie mogelijk zouden willen vervullen. Mochten ook de docenten geen resultaat boeken kan worden gekozen om vacatures op te stellen en te verspreiden. Zie voor informatie over verspreidingsmethoden het hoofdstuk “Publicaties”

Selecteren van kandidaten

Afhankelijk van het aantal aanmeldingen voor een bepaalde functie kan de projectleiding er voor kiezen een solicitatieprocedure in te stellen of de beschikbare functie aan meerdere deelnemers toe te wijzen. Hiervoor zijn geen regels opgesteld.

Publicaties

Voor het promoten van een bepaalde activiteit binnen W.O.S.I. heeft de projectleiding verschillende middelen tot zijn beschikking. Hieronder worden deze kort beschreven.

IvI infomonitor

Voor het plaatsen van een tekst op de IvI infomonitoren op de 6e en 7e verdieping van de Leeuwenburg kan de tekst worden opgestuurd naar Hulya Kara. Zij zal er vervolgens voor zorgdragen dat de tekst op de monitor verschijnt. Ook het aanbrengen van wijzigingen in een geplaatste tekst moet via Hulya Kara gebeuren.

IvI forum

Ook het forum van het IvI kan gebruikt worden om zaken te promoten. Iedere student kan na inloggen een bericht plaatsen. Het forum is te bereiken via https://home.informatica.hva.nl/forum/ Het aanbrengen van wijzigingen kan de plaatser van het bericht doen door na inloggen op de “edit” knop te klikken.

IvI mededelingenpagina

Onder vermelding van project W.O.S.I. kan ook een mededeling worden geplaatst op de IvI mededelingenpagina (http://home.informatica.hva.nl/ie/mededel/mei.htm) Dit kan door het formulier in te vullen op http://home.informatica.hva.nl/ie/mededel/medinvoer.php. Dit wordt gecontroleerd door Arnim Eijkhoudt en na goedkeuring geplaatst. Voor het aanbrengen van wijzigingen moet contact gezocht worden met Arnim Eijkhoudt, hiervoor is namelijk geen formulier beschikbaar.

E-mail

In overleg met het projectmanagement en het IvI bedrijfsbureau (Hulya Kara) kan een e-mail worden verzonden naar een bepaalde groep studenten en/of docenten. Deze manier van promotie moet met mate worden gebruikt om het gevoel van spam te vermeiden.

Referenties

  1. Bron document te vinden op oude dokuwiki